4 wskazówki, jak zwiększyć swoją wiarygodność

Skuteczna komunikacja jest prawdopodobnie jedną z najważniejszych umiejętności niezbędnych do odniesienia sukcesu w pracy — iw pozostałej części życia. Kiedy potrafisz wyrazić swój punkt widzenia, wyrazić współczucie i świetnie przedstawić swoją sprawę, budujesz wiarygodność, zaufanie, relacje i rozwijasz swoją karierę.

Ale niestety komunikacja może być również trudna — przy zbyt małej ilości czasu, zbyt wielu podziałach między ludźmi i tak wielu złożonych pomysłach do podzielenia się. Ale nowe badanie pokazuje, jakie rodzaje komunikacji ludzie cenią, a co za tym idzie, jak najlepiej współpracować z innymi i czerpać z tego korzyści.

Komunikacja ma duży wpływ

Umiejętności komunikacyjne mają istotny wpływ na skuteczność i wiarygodność. Według badania przeprowadzonego przez Uniwersytetu w Bolonii i Wilmara Schaufeli z Uniwersytetu w Utrechcie.

A w innym badaniu przez Uniwersytet w Münster, ludzie oceniali styl komunikacji ponad kwalifikacje zawodowe przy ocenie wiarygodności treści i ekspertów.

Wyzwanie

Jednak dla wielu osób komunikacja stanowi wyzwanie, a 59% pracowników umysłowych martwi się zmniejszoną skutecznością komunikacji, zwłaszcza gdy pracują w trybie hybrydowym — według badania przeprowadzonego przez Grammarly. Liderzy biznesowi biorący udział w badaniu szacują, że członkowie ich zespołów tracą średnio 7.5 godziny tygodniowo na słabą komunikację, a 72% twierdzi, że ich zespół ma problemy ze skutecznością komunikacji.

Ponadto 90% osób stwierdziło, że słaba komunikacja ma negatywne skutki, takie jak zwiększone koszty (45%), niedotrzymanie terminów (39%), spadek reputacji marki (34%) lub zmniejszona produktywność (28%). I badanie wg Pumble wykazało, że 86% osób uważa, że ​​brak skutecznych umiejętności komunikacji i współpracy jest główną przyczyną niepowodzeń w miejscu pracy, a skuteczna komunikacja między zespołami może zwiększyć produktywność nawet o 25%.

Lepsza komunikacja

Można jednak skuteczniej komunikować się i czerpać więcej korzyści z komunikacji — takich jak większa wiarygodność i lepsze relacje.

# 1 – Bądź selektywny

E-mail może mieć złą reputację jako marnowanie czasu, ale większość ludzi to preferuje. W rzeczywistości, według badania przeprowadzonego przez Kariera na żywo, znajduje się na szczycie listy pod względem tego, jak ludzie chcą komunikować się w pracy. Oto ulubione formy komunikacji w pracy:

• E-maile, 49%
• Rozmowy telefoniczne, 23%
• Komunikatory, 21%

A w świecie, w którym jest zbyt wiele spotkań, e-mail może być mile widzianą alternatywą. W badaniu wg mmhmm, 57% osób stwierdziło, że spotkania można było uniknąć, często lub bardzo często korzystając z poczty e-mail.

Bądź świadomy tego, co ludzie ogólnie preferują, i korzystaj z poczty e-mail bez obaw — zwłaszcza gdy poczta e-mail może zastąpić spotkanie. Ponadto stosuj zasadę pięciu w przypadku poczty e-mail. Jeśli przeczytanie wiadomości e-mail zajmie więcej niż pięć minut, będzie zawierało więcej niż pięć wierszy lub wymaga więcej niż pięciu wymian, aby uzyskać rozwiązanie, może lepiej odebrać telefon. Z drugiej strony, jeśli chcesz przekazać wiele szczegółów, do których ludzie będą musieli się odnieść później, e-mail może być idealnym sposobem komunikacji.

Ale weź też pod uwagę, co ludzie preferują. Dla niektórych wysyłanie SMS-ów w celach służbowych jest niewłaściwym naruszeniem granic, ale dla innych jest dobrze akceptowane. W niektórych przypadkach możesz przegapić kogoś na czacie w usłudze Teams, ale łatwo złapiesz tę osobę w wiadomości e-mail. A dla sprzedawcy, który zawsze jest w samochodzie, najlepiej sprawdzają się rozmowy telefoniczne.

#2 – Transmisja na żywo

Chociaż większość pracy została przeprowadzona zdalnie, nadal istnieje ogromna wartość komunikacji na żywo. Według badania LiveCareer 83% respondentów zgodziło się, że komunikacja online częściej powoduje nieporozumienia niż komunikacja osobista. Co ciekawe (lub przerażające), dotyczyło to zwłaszcza opieki zdrowotnej, gdzie 97% uważało, że komunikacja online powoduje zamieszanie.

A 81% osób stwierdziło, że komunikacja online jest bardziej czasochłonna niż komunikacja osobista. Połączenie może zająć więcej czasu, ale kiedy już to zrobisz, prawdopodobnie łatwiej będzie Ci odpowiadać na pytania lub dzielić się informacjami osobiście.

Magia komunikacji twarzą w twarz polega oczywiście na gęstości informacji, które możesz przetworzyć. Możesz dzielić się niuansami informacji i emocji związanych z problemem i szybko znaleźć rozwiązanie, gdy możesz uwzględnić informacje niewerbalne pochodzące z dyskusji na żywo. Nawet rozmowy telefoniczne pozwalają na większą gęstość wymiany informacji poprzez ton głosu, szybkość mowy czy przerwy w rozmowie.

Dyskusje na żywo również skuteczniej budują relacje. Kiedy przewracasz oczami lub wzruszasz ramionami, ufasz komuś swoimi emocjami lub niepewnością. Kiedy pochylasz się do przodu, nawiązujesz kontakt wzrokowy, okazujesz współczucie lub śmiejesz się razem, okazujesz komuś swoją uwagę i obecność.

Więc pokaż się w biurze, zadzwoń do kogoś na swojej platformie wideo lub odbierz telefon, aby rozwiązać problemy.

#3 – Zainwestuj czas

Jeśli spędzasz czas na sprawdzaniu e-maili, jesteś w dobrym towarzystwie. Większość osób (40%) spędzała od dwóch do trzech godzin dziennie na sprawdzaniu poczty. Na drugim miejscu znalazło się 33% osób, które spędziły tylko jedną lub dwie godziny.

Czas, jaki ludzie spędzali na sprawdzaniu poczty e-mail, był częściowo oparty na zatrudnieniu. Osoby z zaledwie rocznym lub dwuletnim stażem spędzały najmniej czasu na sprawdzaniu poczty, a osoby z najdłuższym stażem – najwięcej. Może to być oparte na otrzymywanym ruchu e-mailowym lub zajmowanych stanowiskach. Jeśli ludzie rozszerzają swoje kontakty i mają wpływ na swoją karierę, mogą być w większej liczbie pętli komunikacji lub e-maili, co wymaga ich czasu i uwagi.

Najwyraźniej trudno jest wyczyścić skrzynkę e-mail. Pomimo tego, że 69% osób spędza co tydzień od jednej do trzech godzin na sortowaniu i usuwaniu e-maili, tylko 38% kiedykolwiek miało słodki smak „skrzynki odbiorczej zero” bez e-maili w kolejce.

Skuteczna komunikacja wymaga czasu, ale jest też warta wysiłku. Liderzy, którzy są obecne i dostępne raczej ci, którym ufa się bardziej. A koledzy, którzy są responsywni i dobrzy w wykonywaniu zadań, to ludzie, z którymi wolą pracować. Nawyki, które sprawiają, że jesteś bardziej dostępny i responsywny, zmniejszają uprzedzenia związane z bliskością i zwiększają Twoją wiarygodność.

Przeglądaj więc maile i szybko odpowiadaj na te, które są łatwe lub na których ludzie czekają na Ciebie, aby kontynuować swoją pracę. Następnie ustal priorytety dla e-maili, które są ważne, ale które będą wymagały więcej czasu lub koncentracji. I zgrupuj je, abyś mógł ustawić bloki czasu na odpowiedź, gdy masz skoncentrowany okres.

# 4 – Reaguj

Oczekiwania dotyczące czasu odpowiedzi na e-mail wzrosły, a większość osób chce otrzymać odpowiedź na e-mail w ciągu kilku godzin:

• 1–2 godziny, 19%
• 3–6 godziny, 39%
• 7–12 godziny, 32%
• 13–23 godziny, 7%
• 24 godziny i więcej, 3%

Ponadto ludzie często odpowiadają na e-maile poza godzinami pracy — 84% twierdzi, że sprawdza służbowe skrzynki odbiorcze poza godzinami pracy. Zapytani, jak często sprawdzają pocztę, 49% odpowiedziało, że sprawdza pocztę co kilka godzin, 20% sprawdza co godzinę, a 24% sprawdza raz dziennie.

Najlepiej będzie sprawdzać pocztę e-mail w tempie odpowiadającym Twoim wymaganiom związanym z pracą i Twojemu stylowi. Jeśli pełnisz rolę, która wymaga natychmiastowej kontynuacji, oczywiście będziesz chciał częściej sprawdzać. Ale możesz również rozważyć własne preferencje dotyczące granic.

W przypadku niektórych osób częstsze sprawdzanie w rzeczywistości łagodzi stres — załatwianie spraw i zdejmowanie ich z talerzy oraz oferowanie satysfakcji. W przypadku innych osób lepiej jest ustawić kontenery czasu w ciągu dnia, kiedy możesz zająć się wszystkimi e-mailami jednocześnie.

Możesz także ustalić granice ze współpracownikami. Przejrzyście informuj o tym, jak chcesz otrzymywać wiadomości, jak często będziesz je sprawdzać i czego ludzie mogą się spodziewać po Twoich działaniach następczych. Otwartość w kwestii podejścia do pracy może pomóc Tobie i Twoim współpracownikom w zwiększeniu efektywności — wiedząc, czego się od siebie nawzajem spodziewać.

Równowaga

Twoja wiarygodność zawodowa opiera się na wielu czynnikach, ale kontynuacja, kontynuacja i świetna komunikacja są na szczycie listy, jeśli chodzi o to, jak ludzie będą cię cenić, nauczyć się na ciebie liczyć i chcieć z tobą pracować.

Wyznacz sobie zdrowe granice, ale zastanów się także, czego potrzebują od ciebie koledzy z zespołu, aby odnieść sukces. Zrównoważenie swoich potrzeb i potrzeb innych przyczynia się do Twojego sukcesu, ale także do Twojego szczęścia i spełnienia.