Alex Zhong, dyrektor ds. marketingu produktów w GEP
GEP
GEP i North Carolina State University (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative przeprowadziły ankietę wśród specjalistów ds. łańcucha dostaw, zaopatrzenia i IT z różnych branż, aby uzyskać wgląd w ich priorytety i strategie dotyczące odporności i optymalizacji łańcucha dostaw. Wyniki ankiety sugerują szereg rozbieżności, w których luki w procesie, technologii i przepływie informacji mogą być hamulcem wydajności i optymalizacji. Spośród ankietowanych specjalistów 59% uznało, że luka między zamówieniami/zaopatrzeniem a łańcuchem dostaw jest głównym rozdźwiękiem i najbardziej palącym problemem.
Jednak wizja prawdziwie zintegrowanego łańcucha dostaw okazała się trudna do zrealizowania. Sieci łańcucha dostaw dla wielu przedsiębiorstw (MSCN) to kluczowa technologia usprawniająca współpracę w ramach rozszerzonego łańcucha dostaw. MSCN to rozwiązanie do współpracy dla procesów łańcucha dostaw zbudowane na chmurze publicznej — architekturze wiele do wielu — które wspiera społeczność partnerów handlowych i źródła danych stron trzecich. Rozwiązania MSCN zapewniają widoczność łańcucha dostaw, aplikacje sieciowe i analitykę sieciową w całym rozszerzonym łańcuchu dostaw.
Sieci mają wyraźne zalety, jeśli chodzi o wprowadzanie dostawców, komunikację, zarządzanie partnerami i możliwość dostarczania unikalnych analiz. Często im większa liczba uczestników branży w sieci, tym lepsze rozwiązanie.
Rozwiązania do zarządzania wydatkami Wykorzystaj sieć
Rynek MSCN składa się z różnego rodzaju rozwiązań. Jednym z rozwiązań jest zarządzanie wydatkami biznesowymi. Kluczowi dostawcy zarządzania wydatkami to firmy GEP, Coupa i Jaggaer.
Zgodnie z definicją ARC, gdy rozwiązanie do zarządzania wydatkami biznesowymi jest wykorzystywane do zamówień bezpośrednich, jest to MSCN. Materiały pośrednie nie są postrzegane jako istotne dla zarządzania łańcuchem dostaw. W zaopatrzeniu problemy związane z materiałami bezpośrednimi są ważniejsze i trudniejsze niż komplikacje związane z materiałami pośrednimi. Materiał bezpośredni to surowiec, komponent lub zespół używany bezpośrednio w procesie produkcyjnym.
Aplikacje zakupowe, które znajdują się w rozwiązaniach ERP i zarządzania wydatkami biznesowymi, robią bardzo podobne rzeczy. Na przykład jedną z kluczowych decyzji, które musi podjąć producent, jest to, czy nadal kupuje towary od jednego ze swoich dostawców. Zarówno systemy zaopatrzenia, jak i rozwiązania do zarządzania wydatkami ERP posiadają dane podstawowe dostawców. Dane te obejmowałyby takie informacje jak nazwa firmy, adres siedziby, gdzie znajdują się fabryki, czy firma jest własnością mniejszości, czy firma jest w dobrej kondycji finansowej i czy handel z firmą jest legalny.
Na najprostszym poziomie kupujący może zapytać dostawcę, czy posiadane przez niego informacje są nadal aktualne. Na przykład, czy nadal jesteś spółką należącą do mniejszości? Jeżeli informacje nie są aktualne, nabywca może zdecydować, że nie będzie prowadzić interesów z dostawcą, dopóki dane nie zostaną zaktualizowane i zweryfikowane.
Rozwiązania zakupowe są często aktualizowane o zakupione informacje. Na przykład Dun & Bradstreet (D&B) publikuje raporty dotyczące zdolności kredytowej firm. Podobnie Kartezjusz zapewnia rozwiązanie o nazwie Denied Party Screening. Kontrola strony odrzuconej zawiera listę firm, z którymi prowadzenie interesów jest nielegalne.
Oba rozwiązania zakupowe firm ERP, takich jak Oracle
Co zrobić, jeśli firma nie powinna prowadzić interesów z problematycznymi dostawcami? Ten dostawca może zostać wstrzymany. Istnieje kilka typów wstrzymania, ale w Oracle ustawienie „Wstrzymaj wszystkie nowe dokumenty zakupu” blokuje możliwość zwalniania nowych zamówień zakupu do określonej lokalizacji dostawcy. Podobnie w przypadku rozwiązań do zarządzania wydatkami zamówienie zakupu można zatrzymać, jeśli informacje nie są aktualne. Oracle, Coupa i inne firmy oferują dostosowane do potrzeb kwestionariusze, które umożliwiają zbieranie informacji dotyczących należytej staranności za pomocą ankiety dostawców. Informacje te mogą następnie automatycznie przepływać do głównego dostawcy.
Tym samym w zakresie aktualizacji danych dostawcy, a następnie wyegzekwowania decyzji o rezygnacji z współpracy z dostawcą funkcjonalność jest podobna. Co jest wielkiego w sieci?
PO to podstawa rozwiązań do zarządzania wydatkami
Dzięki rozwiązaniom do zarządzania wydatkami zamówienie zakupu kieruje płatność do dostawcy zarządzania wydatkami. Podczas gdy zamówienie zakupu jest inicjowane w systemie ERP, zamówienia te są kierowane przez platformę zarządzania wydatkami. Gdy zarządzanie wydatkami wysyła zamówienie do dostawcy, inicjuje to małą transakcję płatniczą dla dostawcy oprogramowania do zarządzania wydatkami. Jeśli dostawca zarządzania wydatkami chce otrzymać zapłatę, faktura powinna zawierać dokładne dane dostawcy. W ten sposób dostawcy zarządzania wydatkami są zachęcani do pomagania w zapewnianiu dokładności najważniejszych danych dotyczących dostawców swoich klientów.
Alex Zhong, dyrektor ds. marketingu produktów w GEP, twierdzi, że funkcja zamówienia zakupu (PO) nie powinna być wykonywana poza zunifikowaną platformą: „Kupujący może wysłać zamówienie do dostawcy, ale bez możliwości dzielenia się widocznością zaktualizowanych status zamówienia, działania związane ze zmianą zamówienia oraz informacje o logistyce i płatnościach w zarządzanym, prowadzonym procesie między podmiotami z wielu przedsiębiorstw, żaden z nich nie będzie miał wglądu w to, co dzieje się w terenie. To prawie na pewno doprowadzi do długich cykli realizacji zamówień, niemożności realizacji planu produkcji, niedoborów zapasów lub zakłóceń dostaw spowodowanych opóźnieniami i/lub wysokich zapasów bezpieczeństwa zapasów i kosztów z powodu złego zarządzania zamówieniami dostaw. W destrukcyjnym środowisku problemy te są jeszcze bardziej nasilone, wpływając na odporność”.
Należyta staranność dostawcy
Kiedy kupujący współpracują z bezpośrednimi dostawcami materiałów, starają się dochować należytej staranności. Tworzą zapytanie ofertowe (RFP) i proszą o wszelkiego rodzaju informacje: czy Twoja firma jest własnością mniejszości? Jaki jest ślad węglowy związany z dostarczanymi produktami? Czy jesteś wypłacalny finansowo? Zadawanych jest również wiele, wiele innych pytań. Każdy kupujący będzie prosić o inne informacje, ale wiele, czego kupujący chcą się dowiedzieć, jest takie samo. Jedną z zmory biznesu jest czas i wysiłek włożony w wypełnianie zapytań ofertowych.
Ale dzięki rozwiązaniu opartemu na sieci, jeśli potencjalny nabywca jest w sieci, potencjalny klient ma dostęp do wielu rzeczy, które chce wiedzieć. Wysiłek, jaki dostawca musi włożyć w tworzenie zapytań ofertowych, jest znacznie ułatwiony. Im większa sieć, tym większe prawdopodobieństwo, że potencjalny nabywca będzie w sieci u dostawcy.
Sieć GEP ma 5 milionów aktywnych dostawców i przeprowadza rocznie ponad 10 milionów transakcji i 300 miliardów dolarów wydatków. GEP szacuje, że około 35 procent wydatków jest bezpośrednich.
Jest też Jaggaer. Sieć Jaggaer to 1800 klientów kupujących obsługiwanych przez 5 milionów dostawców. Przechwycono 550 miliardów dolarów rocznych wydatków, z czego około 30 procent stanowią wydatki bezpośrednie.
Sieć Coupa obejmuje 8 milionów dostawców, ponad 2500 klientów. Stanowi to 3.6 biliona dolarów wydatków pod zarządzaniem. Kwota tych wydatków, czyli materiały bezpośrednie, nie została podana do wiadomości publicznej.
Zamówienie zakupu jest kluczowym punktem dla rozwiązań w zakresie zarządzania wydatkami
Dzięki rozwiązaniom do zarządzania wydatkami zamówienie zakupu kieruje płatność do dostawcy zarządzania wydatkami. Podczas gdy zamówienie zakupu jest inicjowane w systemie ERP, zamówienia te są kierowane przez platformę zarządzania wydatkami. Gdy zarządzanie wydatkami wysyła zamówienie do dostawcy, inicjuje to małą transakcję płatniczą dla dostawcy oprogramowania do zarządzania wydatkami. Jeśli dostawca zarządzania wydatkami chce otrzymać zapłatę, faktura powinna zawierać dokładne dane dostawcy. W ten sposób dostawcy zarządzania wydatkami są zachęcani do pomagania w zapewnianiu dokładności najważniejszych danych dotyczących dostawców swoich klientów.
Alex Zhong, dyrektor marketingu produktów w GEP, twierdzi że funkcja zamówienia zakupu (PO) nie powinna być wykonywana poza ujednoliconą platformą: „Kupujący może wysłać zamówienie do dostawcy, ale bez możliwości udostępnienia widoczności zaktualizowanego statusu zamówienia, działań dotyczących zmiany zamówienia oraz logistyki i informacji o płatnościach w zarządzany, kierowany proces między stronami obejmującymi wiele przedsiębiorstw, żaden z nich nie będzie miał wglądu w to, co dzieje się w terenie. To prawie na pewno doprowadzi do długich cykli realizacji zamówień, niemożności realizacji planu produkcji, niedoborów zapasów lub zakłóceń dostaw spowodowanych opóźnieniami i/lub wysokich zapasów bezpieczeństwa zapasów i kosztów z powodu złego zarządzania zamówieniami dostaw. W destrukcyjnym środowisku problemy te są jeszcze bardziej nasilone, wpływając na odporność”.
Sieci i zaopatrzenie
Jeśli firmy chcą współpracować z nowymi dostawcami, rozwiązania sieciowe mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych firm sprzedających, z którymi mogą współpracować. Ta umiejętność znajdowania potencjalnych nowych partnerów sourcingowych jest ceniona zarówno przez uczestników sieci po stronie kupującej, jak i sprzedającej.
Ale znalezienie pośrednich dostawców w sieci jest znacznie łatwiejsze niż bezpośrednich dostawców. Usługi sprzątania biur to na przykład kategoria, która ma wielu uczestników. Natomiast część wykorzystywana w procesie produkcyjnym może być wykonana na zamówienie tego producenta. Tworzenie sourcingowej grupy rówieśniczej nie jest tak proste, jak przeglądanie katalogu.
Często będzie też potrzebna logika, która rozbija zestawienie materiałów, a następnie przechwytuje specyfikacje techniczne, które można wykorzystać do wyszukiwania dostawców w sieci. Nie wszyscy dostawcy rozwiązań do zarządzania wydatkami mają tę funkcję. Ale Jim Bureau, dyrektor generalny Jaggaer, mówi, że tak. Zaopatrzenie jest jeszcze bardziej złożone w branżach przetwórczych, w których firmy stosują receptury, a nie zestawienia materiałowe. „Pracujemy w przemyśle farmaceutycznym i chemicznym”, wyjaśnił pan Bureau. „Jeśli tworzysz nowe produkty w tych branżach, musisz umieć wyszukiwać materiał po strukturze ich związku chemicznego. To pozwala chemikom powiedzieć, na poziomie molekularnym, czego próbują pozyskać”.
Sieci i benchmarking
Firmy starają się porównywać swoje wyniki z innymi firmami. Sieć zarządzania wydatkami biznesowymi generuje ogromne ilości danych. Te dane mogą być wykorzystane do pomocy działom zaopatrzenia w porównywaniu ich wydajności. Jeśli sieć jest zbudowana z odpowiednimi uprawnieniami od ich najemców, do wykorzystywania ich poufnych danych do określonych celów, które nie naruszają danych zastrzeżonych. W firmie Coupa specjaliści ds. zakupów udzielili firmie Coupa pozwolenia na agregację i anonimizację ich danych do celów analitycznych. Coupa nazywa to wywiadem społeczności. Klienci Coupa mogą uzyskać dane porównawcze, ale wiedzą, że dane dotyczące tego, co kupili – w tym cena, którą zapłacili i dostawcy, z którymi współpracują – nie będą udostępniane innym.
Na przykład firma Coupa posiada miernik zwany „Wskaźnik ukończenia oceny zarządzania ryzykiem”, który określa procent kwestionariuszy ryzyka wypełnionych przez dostawców firmy. W najlepiej prosperujących organizacjach zaopatrzeniowych 86.2% dostawców wypełnia te kwestionariusze. Aby metryki benchmarkingu były prawidłowe, muszą opierać się na dużej próbie. Przy 2500 organizacjach zakupowych w sieci, wskaźniki te są wyraźnie istotne statystycznie.
Coupa oferuje produkt o nazwie Risk Aware, który wykorzystuje informacje społecznościowe do oceny ryzyka związanego z pracą z klientem. Rozwiązanie opiera się na danych zewnętrznych dotyczących ryzyka – ocenach kredytowych, dokumentach prawnych, danych rządowych itp. Dane te są jednak powiązane z danymi dotyczącymi transakcji społeczności, aby wygenerować ocenę ryzyka.
Finansowanie łańcucha dostaw
Recesja wydaje się nieuchronna. Podczas recesji firmy starają się chronić swoje przepływy pieniężne, płacąc wolniej swoim dostawcom. Może to przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Może doprowadzić do wycofania się mniejszych dostawców z biznesu. Dostawcy zarządzania wydatkami biznesowymi mogą wykorzystać dane sieciowe, aby zapewnić dostawcom lepsze opcje finansowania.
Jeśli oceny ryzyka dostawcy rosną (co jest częściowo określane na podstawie wywiadu społeczności) i jest on ważnym dostawcą, nabywca może zgodzić się zapłacić firmie natychmiast, jeśli może otrzymać zniżkę. Dla małych firm przepływ gotówki jest często ważniejszy niż marża.
Programy finansowania łańcucha dostaw były od dawna oferowane przez instytucje finansowe, ale często tylko najlepszym dostawcom, a nie małym i średnim firmom, które najbardziej ich potrzebują. Jednak platformy chmury publicznej mają wgląd w transakcje zakupu między kupującymi a dostawcami. Platforma może być wykorzystana do pokazania bankowi, że dostawca ma fakturę i tym samym ostatecznie zostanie zapłacony. Bank może wtedy zaproponować umowę faktoringową. W faktoringu firma sprzedaje swoje należności (tj. faktury) stronie trzeciej – często bankowi – z dyskontem. Dane transakcyjne w sieci mogą przyspieszyć te transakcje faktorowe, zapewniając jednocześnie większą pewność bankom, co może zmniejszyć rabat, który dostawca musi zapłacić.
Final Thoughts
Ostatecznie, gdy firmy decydują się między tradycyjnym rozwiązaniem zakupowym ERP a rozwiązaniem do zarządzania wydatkami biznesowymi, kluczowe znaczenie mają zakres funkcjonalności, sposób integracji rozwiązania z pozostałymi aplikacjami biznesowymi oraz koszt rozwiązania. Niemniej jednak rozwiązania sieciowe mają pewne charakterystyczne zalety.
Źródło: https://www.forbes.com/sites/stevebanker/2022/08/08/the-power-of-the-network-spend-management-vs-erp-procurement/