Czy Twój następny tytuł to „Chief Simplification Officer”?

Islandzka firma mleczarska Siggi's to najnowsza marka stworzenie roli Chief Simplification Officer (CSO). I choć ogłoszenie może być zręcznym chwytem PR, w ofercie pracy przypisuje się przesunięciu kultury firmy w kierunku prostoty jako „zakorzenionej w idei wolności i elastyczności”.

Rosnące zapotrzebowanie na CSO zostało uwzględnione przez największą na świecie firmę kosmetyczną L'Oreal, start-upy technologiczne, takie jak CodeXTeam i IAIAO – i firmy każdej wielkości pomiędzy nimi. Poprzez proces poszukiwania i pisania Dlaczego proste wygrane, Przeprowadziłem wywiady z ponad 100 liderami na całym świecie, w tym z kilkoma CSO, i odkryłem wspólne taktyki stosowane przez najskuteczniejszych upraszczających przywództwo.

Jeśli zajmujesz wyższe stanowisko i rozpoczynasz krucjatę przeciwko złożoności, zapoznaj się z poniższymi upraszczającymi krokami. Mogą zapewnić ramy dla uproszczenia w Twoim obecnym zakresie… i dać Ci rzeczywiste doświadczenie w przyszłej roli CSO.

1. Przedstaw prostą wizję. Uproszczenie jest bardziej prawdopodobne, gdy inni są zaangażowani w twoją sprawę, więc poproś współpracowników i pracowników, aby się zastanowili. Przykładowe pytania w ankiecie mogą obejmować: „W jednym zdaniu, co oznacza dla nas uproszczenie?” Oraz „jak prostszy sposób pracy może wpłynąć na naszą organizację lub całą firmę?” I „które zadania ze swojego zespołu chcesz zawiesić na rzecz uproszczenia?” Uwzględnij spostrzeżenia wszystkich osób w pytaniach takich jak te — i przyznaj uznanie, gdy jest to należne, gdy dzielisz się wizją w całym przedsiębiorstwie.

2. Uprość swoją strategię. Podobnie jak mistrzowie ogrodnictwa, upraszczający zdają sobie sprawę, że usunięcie nadmiaru zapewni silniejszy plon. We własnej organizacji zrekalibruj swoje podejście do planowania strategicznego, przyjmując podejście „mniej znaczy więcej”. Nie dodawaj żadnych dodatkowych taktyk, celów, produktów ani programów, chyba że zostaną one jednocześnie usunięte z istniejącego planu. Trzymając linię, wysyłasz publiczną wiadomość o tym, co oznacza uproszczenie (i Twoje zaangażowanie w to).

3. Zapisz się do zasady pomocniczości. Spychanie podejmowania decyzji na najniższy możliwy poziom jest znane jako zasada pomocniczości. Grupa menedżerów Merck Canada postanowiła wprowadzić tę koncepcję w życie. Wspólnie zgodzili się przestać podejmować decyzje, do których ich bezpośredni podwładni byli już upoważnieni. Ogólnie rzecz biorąc, ludzie podejmowali mądre decyzje i zgłaszali poczucie większej odpowiedzialności za wyniki. Co więcej, garstka pracowników, którzy osiągali słabe wyniki, zaczęła zmieniać swoje zachowanie, gdy zostali publicznie pociągnięci do odpowiedzialności za decyzje. A najlepszy wynik ze wszystkich? Menedżerowie ci faktycznie mieli kilka godzin wolnego czasu każdego miesiąca.

We własnej organizacji zleć każdemu ze swoich bezpośrednich podwładnych podjęcie w tym miesiącu trzech decyzji, które normalnie wiązałyby się z Twoim wkładem lub aprobatą. Pytania takie jak „Czy powinienem zaprosić Priyę na cotygodniowe spotkanie biznesowe?” lub „Czy mogę otworzyć stanowisko dla nowego dyrektora ds. komunikacji?” nie powinien być już kierowany w twoją stronę. Za miesiąc zbierz swój zespół i dowiedz się, jakie decyzje podjęli i jakie inne rodzaje decyzji zobowiązują się podjąć samodzielnie w przyszłym miesiącu. Kiedy ludzie przyzwyczają się do podejmowania decyzji, zwiększ liczbę dokonywanych co miesiąc wyborów do pięciu, 10, a ostatecznie do 20.

4. Spłaszcz swoją hierarchię. Wraz z rozwojem firmy dodawane są warstwy zarządzania — a decydenci zostają odsunięci od realiów w terenie. W końcu dobre pomysły, a nawet przełomowe wynalazki, takie jak iPhone, są zagrożone ignorowaniem lub spóźnianiem się na rynek. Aby zidentyfikować możliwości usprawnienia schematu organizacyjnego, rozważ rolę każdej osoby w istniejącej strukturze raportowania. Czy zauważasz zwolnienia? Czy ludzie są silosowani? Porównaj swoją strukturę raportowania z normami branżowymi: czy możesz zwiększyć zakres kontroli dla niektórych ról? Odpowiedz na te pytania w sposób przemyślany i mając na celu usunięcie warstw.

5. Ustaw jasne metryki. Od redukcji poziomów zarządzania po zwiększenie retencji pracowników, właściwe wskaźniki będą wspierać Twoje cele w zakresie uproszczenia i zachęcać do zmiany zachowań. Przykładowe metryki mogą wahać się od „zmniejszenia liczby warstw zatwierdzania do zatrudnienia” i „liczby godzin miesięcznych zaoszczędzonych na podejmowaniu decyzji przez podmioty zależne” po „liczbę kroków usuniętych z naszego procesu opracowywania produktu”. Możesz swobodnie tworzyć własne metryki, o ile przynoszą one korzyści zarówno Twojej jednostce biznesowej, jak i firmie.

Przed podjęciem decyzji co do celów dla każdego wskaźnika, upewnij się, że określiłeś jego punkt początkowy — swój punkt odniesienia — abyś mógł zobaczyć, jak daleko zaszedłeś za kilka miesięcy. Z każdym wskaźnikiem oblicz, jaka jest sytuacja dzisiaj i gdzie chcesz, żeby były. Na przykład, jeśli obecnie spędzasz siedem godzin w miesiącu na zatwierdzaniu, podpisywaniu lub przeglądaniu decyzji innych osób, wtedy 7 jest twoją podstawą. Teraz przypisz cel do każdego wskaźnika, który znajduje się gdzieś pomiędzy realizmem a aspiracją.

Na koniec poproś kilku zaufanych menedżerów o przeskanowanie proponowanych metryk pod kątem niezamierzonych konsekwencji. Na przykład, jeśli chcesz śledzić „ilość oszczędności kosztów wynikających z wyeliminowanych spotkań”, upewnij się, że ta metryka nie zmusza ludzi do ślepego eliminowania jak największej liczby spotkań. Może istnieć codzienna narada, która zapobiega redundancji i zwiększa przepływ pracy. Wyeliminowanie cennego spotkania, takiego jak to, może kosztować organizację pieniędzy, więc przedstaw swoje cele, a także wskaźniki. Rozważ dostosowanie dowolnego wskaźnika (tj. śledzenie oszczędności kosztów poprzez eliminację długie spotkania) z potencjalnymi negatywnymi skutkami ubocznymi.

Główni urzędnicy ds. uproszczenia stawiają sobie za cel upewnienie się, że każdy członek zespołu może poruszać się w swoim dniu pracy z jak najmniejszą złożonością. Niezależnie od tego, czy Twoja firma zatrudnia 100 XNUMX pracowników, czy kilkadziesiąt, powyższe taktyki mają na celu uczynienie z prostoty nawyku na każdym poziomie. Umieszczając prostotę jako etos Twojej organizacji — i dodając wskaźniki, które motywują ludzi — może to prowadzić do pozytywnych zmian w podejmowaniu decyzji, strukturze raportowania i zaangażowaniu pracowników.