Google właśnie uruchomiło sprinty Simplicity. Oto Twoja wersja DIY

Pod koniec lipca Google ogłosił swój pierwszy Simplicity Sprint, którego celem jest „lepsze wyniki w krótszym czasie”. Według dyrektora generalnego Sundara Pichaia, Simplicity Sprints zaangażuje pracowników w pracę z większą przejrzystością i wydajnością; określenie, które progi zwalniające można usunąć, aby uzyskać lepsze, szybsze wyniki; i jak przyjąć przedsiębiorcze podejście do eliminacji marnotrawstwa.

Większość z nas nie upraszcza własnej pracy, bo nie wiemy od czego zacząć. Co powinieneś najpierw uprościć? A jak znajdujesz na to czas? Skąd wiesz, co to jest biurokracja korporacyjna a praca, którą możesz modyfikować?

Te same pytania zadawałem dziesięć lat temu, kiedy zacząłem przeprowadzać wywiady z ludźmi z całego świata na temat tego, co stało się Dlaczego proste wygrane. Szokująco, napotkałem bardzo niewiele rozwiązań dotyczących złożoności miejsca pracy. Poza metodologią oprogramowania Agile i Lean Six Sigma — synonimem wielkich producentów w latach 90. — organizacje nie miały wielu możliwości uproszczenia.

Dzisiaj nie potrzebujesz armii kierowników projektów ani drogich konsultantów, aby uprościć swój dzień pracy. Wszystko, czego potrzebujesz, to chęć dokonania zmian — i chęć spróbowania poniższych sprintów DIY.

1. Uprość dowolny formularz/dokument/raport, który wymaga więcej niż 30 minut lub trzech pracowników. Jakie dokumenty, formularze lub raporty pochłaniają czas w Twojej organizacji? Czy wiesz, czy inne zespoły powielają ten sam wysiłek lub dane? Znajdź natychmiastowe możliwości uproszczenia, wymieniając każdy formularz/dokument/raport, którego wypełnienie zajmuje więcej niż 30 minut lub wymaga więcej niż trzech członków zespołu.

Stąd zdecyduj, które z tych zadań można usprawnić, wstrzymać lub wyeliminować. Jeśli potrzebujesz wsparcia od kogoś wyższego, użyj języka opartego na rozwiązaniach, aby sformułować swoją prośbę (tj. „ta zmiana pozwoli naszemu zespołowi poświęcić X tygodniowo na cele strategiczne, takie jak Y lub Z”). Jeśli nikt nie przegapi zadania do następnego kwartału i nie ma to negatywnego wpływu, podejmij działania, aby usunąć je na zawsze.

2. Zachęcaj i nagradzaj pracowników, którzy tworzą obejścia, które upraszczają frustrujący proces lub czasochłonne zadanie. Kiedy nasi pracownicy tworzą obejścia, jest to znak, że proces lub system spowalnia ich przepływ pracy. Zakładając, że niczyje zdrowie lub bezpieczeństwo nie jest zagrożone, jestem wielkim fanem obejścia. Istnieją na skrzyżowaniu uproszczeń i innowacji jako możliwości wzmocnienia pozycji członków zespołu i zwiększenia produktywności organizacji.

Aby rozpocząć usuwanie wąskich gardeł i nagradzając tych, którzy upraszczają Twój biznes, ogłaszaj comiesięczny konkurs na najskuteczniejsze obejście. Zaproś osoby z każdego obszaru i poziomu Twojej firmy — i usuń nazwiska/jednostki uczestników z zgłoszeń, aby uniknąć uprzedzeń sędziów. Kryteria „najskuteczniejszego” będą się różnić w zależności od branży i wielkości organizacji, ale upewnij się, że nagroda za obejście będzie rzeczywiście motywuj swoich pracowników.

3. Organizuj cotygodniowe lub comiesięczne sesje upraszczające. Zaproś pracowników i kierownictwo, aby przygotowali się do zidentyfikowania jednego zadania, spotkania lub procesu, który jest niepotrzebnie skomplikowany lub zbędny. Celem jest wyeliminowanie, zlecenie na zewnątrz lub uproszczenie jak największej liczby tych zadań podczas sesji. Rozważ zorganizowanie tych spotkań na miejscu jako happy hour o 4:XNUMX — bezpłatne piwo i przekąski zachęcają do uczestnictwa — lub zaplanuj je na złota godzina dla rozproszonych zespołów.

Każda organizacja chce lepszej wydajności. A prostota to twoja droga naprzód. Zaczynając od trzech powyższych taktyk, możesz zacząć wycinać złożoność i tworzyć przestrzeń dla bardziej znaczącej pracy. Nie tylko możesz prowadzić te sprinty wirtualnie, osobiście lub hybrydowo, ale możesz je wymienić na bezproduktywne spotkania lub raporty, które Ty i Twój zespół eliminujecie.