Skuteczna komunikacja Ton (niespodzianka!) jest najważniejszy: 5 strategii zwiększających skuteczność

Wiesz, że komunikacja ma kluczowe znaczenie dla Twojej wiarygodności i skuteczności, ale podobnie jak w przypadku wielu rzeczy w ciągu ostatnich kilku lat, jej znaczenie wzrosło, a jej charakter się zmienił. W przypadku pracy hybrydowej i zdalnej odległość stwarza potrzebę komunikowania się na nowe sposoby, z większym naciskiem na pisanie i podejścia asynchroniczne.

Co ciekawe, komunikacja przyczynia się do zdrowia psychicznego, otwartość, zaufanie, retencja i kultura. I wyróżnia się jeden element komunikacji: ton. Sposób, w jaki Twoja wiadomość jest sformułowana i jak jest postrzegana przez odbiorców, może mieć ogromny wpływ na Twój sukces i ich sukces.

Komunikacja zmniejsza odległość

Nowe możliwości do pracować z dala od biura, z odległych miejsc i na odległość, uwydatniły wpływ komunikacji. Według nowych danych z Grammarly i ankieta Harrisa82% pracowników umysłowych twierdzi, że praca zdalna zwiększa potrzebę bycia lepszym komunikatorem.

Ponadto ludzie mają trudności z utrzymaniem kontaktu ze współpracownikami, a 45% pracowników twierdzi, że ich osobiste relacje ucierpiały z powodu pracy hybrydowej. To doświadczenie różni się w zależności od pokolenia, przy czym 59% pokolenia Z, 48% milenialsów, 45% pokolenia X i 28% pokolenia wyżu demograficznego mówi to samo.

Aż 62% pracowników twierdzi, że lepsze umiejętności komunikacyjne są niezbędne do pielęgnowania różnorodności i integracji. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku 75% pracowników, którzy identyfikują się jako neuroróżnorodni — którzy twierdzą, że nieskuteczna komunikacja stanowi barierę włączenia, podczas gdy tylko 64% neurotypowych respondentów zgadza się z tym stwierdzeniem. A 77% osób, dla których angielski jest drugim językiem (ESL) twierdzi, że nieskuteczna komunikacja jest barierą w porównaniu z 68% osób, dla których angielski jest językiem podstawowym.

Ale doskonała komunikacja tworzy również pozytywne wrażenia z pracy, ponieważ 52% pracowników twierdzi, że komunikacja asynchroniczna sprawia, że ​​ich praca jest bardziej elastyczna, 42% twierdzi, że są bardziej produktywni, a 34% twierdzi, że ma większe poczucie integracji. Dodatkowo skuteczna komunikacja jest postrzegana jako przyczyna wzrostu satysfakcji z pracy dla 56% respondentów i poprawy relacji ze współpracownikami dla 54%.

Ton i pewność siebie

Na efektywną komunikację składa się wiele czynników — od treści i tonu po empatię, tryb i platformę — ale ton wydaje się być szczególnie ważny. W rzeczywistości 53% pracowników umysłowych twierdzi, że ton jest ważniejszy niż treść komunikacji. Ale 71% ma trudności z doborem właściwych słów, aby nie urazić innych, a 56% nie jest pewnych, czy znaleźć właściwy ton komunikacji.

Ton ma znaczący wpływ na to, jak dobrze ludzie ze sobą współpracują. Jeśli komunikacja ma pozytywny ton,

• 62% reaguje szybciej
• 57% lepiej reaguje na przyszłe prośby
• 48% rozwiązuje problem lub wykonuje pracę z wyższą jakością
• A 59% postrzega nadawcę bardziej pozytywnie

Dla tych, którzy pracują w różnych biurach w Stanach Zjednoczonych lub w różnych biurach poza Stanami Zjednoczonymi lub którzy są w pełni zdalni, każdy z tych procentów wzrasta od 3% do 11%.

Tworzenie odpowiedniego tonu

Znalezienie odpowiedniego tonu to delikatny proces i dobra mieszanka różnych elementów komunikacji. Oto jak uzyskać właściwą równowagę.

#1 – Bądź biznesowy, ale przyjazny

Jednym z pierwszych sposobów na znalezienie odpowiedniego tonu jest bycie biznesowym, ale także przyjaznym. Będziesz musiał dostosować to podejście do swojej kultury i swojej roli, ale generalnie ludzie bardziej cenią pozdrowienia niż zagłębianie się w treści. I komentarz taki jak „Mam nadzieję, że masz się dobrze” lub krótkie potwierdzenie pogody lub pory roku może zapewnić pozytywny pas startowy dla wymiany biznesowej.

Będziesz chciał być zwięzły, a zwłaszcza stosować te taktyki w pierwszej wiadomości otwierającej temat. Ale wtedy będziesz chciał skupić się na bieżącym biznesie, nie będąc zbyt formalnym. Porównaj swoją najlepszą komunikację z biznesową garderobą, w której nie pojawiasz się w dresach, ale nie masz też trzyczęściowego garnituru. Skupiasz się na wynikach, które musisz osiągnąć, ale z pozytywnym głosem.

#2 – Bądź pewny siebie, ale nie arogancki

W swojej komunikacji będziesz najskuteczniejszy, gdy zrównoważysz pewność siebie z pokorą. Wyrażaj się jasno i miej swój punkt widzenia, ale także proś o wkład, gdy jest to właściwe. Swoim tonem daj nadawcy znać, że masz własny punkt widzenia, ale także cenisz jego punkt widzenia, wiedząc, że nie znasz wszystkich odpowiedzi.

# 3 – Bądź zwięzły, ale nie szorstki

W komunikacji biznesowej będziesz chciał przejść do sedna, ale unikaj zwięzłości lub szorstkości. Podaj kontekst i nie zakładaj, że ludzie znają tło Twojej komunikacji — chyba że masz pewność, że tak jest. Edytuj swój komunikat przed wysłaniem, aby podać wystarczająco dużo szczegółów bez przytłaczania czytelnika.

Wyjaśnij też, o co prosisz. Zastanów się nad przejściem do sedna na początku komunikatu, a następnie podaniem więcej szczegółów lub tła w dalszej części komunikatu.

Czasami to, czego nie dołączasz, jest równie ważne jak to, co robisz — więc wybieraj to, co mówisz i uwzględniaj najbardziej krytyczne elementy treści. Ponadto nie nadużywaj słowa pisanego. Jeśli przeczytanie listu na piśmie zajmie więcej niż pięć minut, zawiera więcej niż pięć punktów lub wymaga więcej niż pięciu salw, prawdopodobnie lepiej jest to zrobić jako szybką rozmowę telefoniczną lub ustną wymianę zdań.

# 4 – Bądź przekonujący, ale nie emocjonalny

Kiedy podchodzisz do tematu z pasją lub jesteś zły lub sfrustrowany, bądź szczególnie ostrożny w swoich reakcjach. Będziesz chciał być przekonujący, przedstawiając argumenty za czymś, gdy sytuacja jest odpowiednia, ale unikaj postawy obronnej, emocjonalnej lub gniewnej w twoim tonie. Jeśli czujesz się szczególnie naładowany, możesz rozważyć odczekanie kilku godzin przed naciśnięciem wyślij lub nawet przespanie się z nim przed uruchomieniem notatki.

# 5 – Bądź autentyczny, ale nie nieuważny

Przede wszystkim będziesz chciał być sobą w swojej komunikacji – jednocześnie zwracasz uwagę na to, co będzie miało największy wpływ na odbiorcę (odbiorców) Twojej komunikacji. Dla kogoś, kto bardzo kieruje się danymi, będziesz chciał przedstawić dowody, a dla kogoś bardziej wrażliwego możesz poświęcić dodatkowe zdanie na rozgrzewkę. Ale nie przesadzaj i zrób to upewnij się, że jesteś autentyczny. Zastanów się, jak zostanie odebrana Twoja komunikacja i jak odbiorca najbardziej lubi słuchać i jak najlepiej rozumie informacje.

To cud

Świetna komunikacja potrafi budować relacje i zwiększyć swoją wiarygodność, ale napotykasz wiele barier. Używasz słowa, które ktoś inny interpretuje negatywnie. Masz na myśli ton, który odbiorca źle odczyta. Opóźniasz swoją odpowiedź, a twój współpracownik przyjmuje błędne założenia, dlaczego to zrobiłeś. A przy komunikacji pisemnej brakuje ci wszystkich wskazówek i wskazówek, które są niewerbalne. To trochę cud, że w ogóle jesteśmy w stanie się porozumieć, kiedy zastanawiasz się nad barierami.

Ale intencjonalność pomaga. Kiedy poświęcisz swój czas na dobrą komunikację, rozważ swoich odbiorców, a także ponownie przeczytaj i zredaguj, odniesiesz korzyści.

Ponadto, będąc odbiorcą komunikacji, możesz również dać kredyt zaufania nadawcy – znając bariery, możesz spojrzeć poza dosłowne słowa i wsłuchać się w pozytywne intencje.

Intencja to nie to samo co wpływ

Słyszałeś, że intencja nie równa się wpływowi, a dotyczy to zwłaszcza komunikacji pisemnej, komunikacji asynchronicznej i komunikacji na odległość. Ale warto podjąć wysiłek, aby móc budować relacje, rozwijać swoją wiarygodność i odnosić błyskotliwe sukcesy w pracy.