Czy mniej spotkań może odwrócić ciche kończenie pracy? Badania mówią „tak”

Zapotrzebowanie na „spotkania zerowe” stało się kartą przetargową dla pracowników rozważających zmianę pracy, według: Nowe badania z firmy programistycznej Otter.ai i University of North Carolina w Charlotte. Uczestnicy zgłaszali, że mają zbyt wiele spotkań w swoich kalendarzach, co sprawia, że ​​czują się „zirytowani” i „sfrustrowani”.

W innych wiadomościach…woda jest prawo.

Spotkania wewnętrzne były drażliwym obszarem od ponad dekady, ale wpływ wywierany przez pracowników podczas Masowej Rezygnacji powinien zmotywować przywódców do ponownego zbadania tego aspektu ich organizacji. Jako ekspert od miejsca pracy z kilkoma książkami i Dyskusja TED w uproszczeniu, „zero spotkań” było moim hasłem od lat.

REKLAMA

Poprzez proces badawczy Dlaczego proste wygrane, stwierdziłem, że złożoność miejsca pracy pochodzi z dwóch źródeł: samej organizacji i poszczególnych pracowników. Złożoność organizacyjna dotyczy przepisów branżowych, a także liczby osób, kroków, decyzji i punktów danych wymaganych do zrobienia czegoś znaczącego w Twojej firmie. Na przykład liczba zatwierdzeń w procesie zatrudniania lub wymagania zgodności dotyczące zarządzania danymi konsumentów w Wielkiej Brytanii lub Korei Południowej.

Z drugiej strony złożoność indywidualna odnosi się do biurokracji tworzonej przez jedną osobę lub jedną organizację. Rzeczywistą instancją jest ten wiceprezes, który organizuje pięciogodzinne cotygodniowe spotkanie lub jednostka biznesowa ze szczególnym smykałką do prezentacji PowerPoint zawierających ponad 200 slajdów.

We własnej firmie na spotkania wpływa kultura organizacyjna oraz osoby, które je prowadzą i uczestniczą. Aby wykorzenić złożoność spotkań, które prowadzisz lub w których uczestniczysz, odpowiedz na następujące sześć stwierdzeń: „Konsekwentnie”, „Czasami”, „Rzadko” lub „Nigdy”.

REKLAMA

1. Każdego tygodnia spędzam 20% lub mniej czasu na bezproduktywnych spotkaniach/rozmowach.

2. Działam/zachęcam mój zespół do działania z myślą o uproszczeniu.

3. Spotkania, które prowadzę, zaczynają się i kończą na czas.

4. Spotkania w mojej organizacji mają jasny cel i program.

5. Na spotkania, w których uczestniczę, zapraszane są tylko niezbędne osoby.

6. Czuję się komfortowo odmawiając zaproszeń na spotkania lub delegując uczestnictwo komuś innemu.

REKLAMA

Oblicz swoją sumę, korzystając z poniższej karty wyników dla każdej odpowiedzi:

· Konsekwentnie = 0

· Czasami = 1 punkt

· Rzadko = 2 punkty

· Nigdy = 3 punkty

Jeśli zliczyłeś 1 do punktów 4, poszukaj możliwości uproszczenia spotkań w swojej organizacji. W tej chwili ten aspekt Twojej codziennej pracy jest funkcjonalny, ale przynajmniej jedna odpowiedź „Nigdy” lub „Rzadko” tworzy złożoność. Zbadaj ten obszar i popraw kurs teraz, aby uniknąć zanieczyszczenia w innych aspektach działalności.

REKLAMA

Jeśli suma wynosi 5 do punktów 9, spotkania w Twojej organizacji wykazują symptomy złożoności i jeśli nie są sprawdzane, prawdopodobnie rozszerzą się na inne aspekty działalności. Rozważ natychmiastowe przeprowadzenie audytu spotkania, aby określić, które spotkania są wartościowe — a które należy wrzucić do jeziora ognia.

Jeśli strzeliłeś gola 10 do punktów 14spotkania są głównym źródłem złożoności. Prawdopodobnie problem wykracza poza organizację i obejmuje całą firmę. Ponieważ złożoność wpływa na wszystko, od spotkań dotyczących statusu i sesji burzy mózgów po planowanie i podejmowanie decyzji, Twoja firma prawdopodobnie utknęła na pierwszym biegu na wielu frontach.

Wreszcie, jeśli obliczyłeś sumę 15 lub więcejspotkania osiągnęły niebezpieczny poziom złożoności. Mimo że zasoby firmy są marnowane w zastraszającym tempie, pracownicy zaakceptowali status quo. Ludzie są zrezygnowani z mentalności cichego rzucenia palenia lub aktywnie próbują sabotować agentów zmian. Tak czy inaczej, stan twoich spotkań wymaga natychmiastowej uwagi.

REKLAMA

Teraz podziel się sześcioma stwierdzeniami i diagnozą ze swoimi zespołami i poproś ich o wygenerowanie prawdopodobnych powodów, dla których złożoność przejęła kontrolę nad spotkaniami — i zaoferuj pomysły na uproszczenie. Zaplanuj sesję, aby omówić zarówno przyczyny, jak i rozwiązania, które powinny zostać zapisane na tablicy.

Po przedyskutowaniu wykonalności rozwiązań, podejmij głosowanie, które z trzech wdrożyć natychmiast — i zrób to. Przykłady rozwiązań mogą obejmować „ograniczenie spotkań do ośmiu lub mniejszej liczby uczestników” lub „zaproszenie na każde spotkanie musi zawierać porządek obrad” i „zobowiązanie do piątków bez spotkań”. Aby zapobiec powrotowi do normalnego biznesu, rozważ stworzenie mantry na spotkanie z tymi oczekiwaniami i udostępnienie jej w całej firmie.

Jeśli chcesz zweryfikować to nowe podejście do większej firmy, dołącz przypomnienie, że spotkania są drogie. Skrócenie lub wyeliminowanie zbędnych spotkań nie tylko poprawi morale pracowników i zwiększy ich retencję, ale także pomaga organizacjom drastycznie obniżyć koszty. W przypadku firm zatrudniających 100 pracowników oszczędności wynoszą około 2.5 mln USD rocznie, a dla firm liczących 5000 osób liczba ta wzrasta do ponad 100 mln USD.

REKLAMA

Zbadanie sposobu prowadzenia spotkań w organizacji — i wyeliminowanie tych, które przeżyły swoją przydatność — może pomóc zatrzymać pracowników i skierować firmę w kierunku wyższej produktywności. Zachęć swój zespół do odrzucenia jakiegokolwiek spotkania bez wyraźnego celu, osoby podejmującej decyzję lub programu i nagradzaj pracowników, którzy konsekwentnie wykazują odwagę w tej dziedzinie. Kontynuuj kwestionowanie nowych spotkań i usprawnianie bieżących spotkań, a zobaczysz, że odchodzisz od cichego kończenia pracy w kierunku inteligentniejszego i prostszego sposobu pracy.